Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für das interne Planungstool „Arbeitsplanung“ (nachfolgend „das Tool“), erreichbar unter dieser Webadresse. Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Anmelden und Nutzen des Tools verarbeitet werden. Für die übrige Webpräsenz der Kollin Medien (z. B. www.kollin.de) gilt eine eigene Datenschutzerklärung.

Das Tool dient der internen Personal- und Schichtplanung zwischen der Produktion und den Aushilfen. Es ist nur nach Anmeldung mit Zugangsdaten nutzbar und richtet sich ausschließlich an einen festen, eingeladenen Nutzerkreis. Es ist kein öffentlicher Onlineshop und keine Marketing-Website.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in diesem Tool ist:

Kollin Mediengesellschaft mbH
Gutenbergstr. 1-3
D-95512 Neudrossenfeld
Telefon: 0 92 03.6 09 50
E-Mail: info@kollin.de

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Datenschutzbeauftragter

DITAR Compliance GmbH
Schubartstraße 1
70825 Korntal-Münchingen
Telefon: 0711 342 027 78
E-Mail: datenschutz@ditar.de

2. Welche Daten verarbeitet werden

Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Konto- und Stammdaten: Name, Benutzername, eine Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse, Rolle (Produktion oder Aushilfe), Passwort (ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash gespeichert), optional ein selbst hochgeladenes Profilbild sowie – falls Sie sie hinterlegen – eine Mobilnummer für Benachrichtigungen per SMS.
• Planungsdaten: von Ihnen oder von der Produktion eingetragene Verfügbarkeiten (Datum/Uhrzeit), Schicht-Zuweisungen zu Projekten und Stationen sowie ggf. erfasste tatsächliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
• Nachrichten (Chat): Inhalte der internen Nachrichten – persönliche Nachrichten zwischen zwei Personen sowie der gemeinsame Kanal „Produktionsplanung“. Im Kanal lesen und schreiben alle Personen mit der Rolle Produktion; wer diese Rolle neu erhält, sieht auch den bisherigen Verlauf. Aushilfen sehen im Kanal nur ihre eigenen Meldungen und die Antworten an sie, nicht die Meldungen anderer Aushilfen. Alle Nachrichten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert (siehe Abschnitt 7).
• Meldungen über „Hilfe & Nachricht“: Melden Sie über das Tool eine Verspätung, eine Krankmeldung oder eine Frage zu einem Einsatz, geht diese Meldung an den Kanal „Produktionsplanung“; eine Frage zu einem Einsatz kann stattdessen an die Person gehen, die Sie eingeteilt hat. Bei einer Krankmeldung werden nur der Zeitraum und die Tatsache der Abwesenheit verarbeitet, keine Diagnose. Die betroffenen Einsätze werden dabei ausgetragen und für diesen Zeitraum gemeldete Verfügbarkeiten zurückgezogen; der Vorgang wird im Protokoll festgehalten.
• Benachrichtigungen: Hinweise innerhalb des Tools (z. B. wenn eine Schicht abgesagt oder eine Verfügbarkeit eingetragen wurde).
• Geräte für Handy-Mitteilungen: Erlauben Sie auf einem Gerät Mitteilungen des Tools, speichern wir die dafür nötige technische Empfangsadresse des Mitteilungsdienstes, die zugehörigen Schlüssel und eine Kennung des verwendeten Browsers. Schalten Sie die Mitteilungen ab, wird dieser Eintrag gelöscht.
• Aktivitäts-/Protokolldaten: ein internes Protokoll planungsrelevanter Vorgänge (wer hat was wann geändert) zur Nachvollziehbarkeit.
• Sicherheits-/Anmeldedaten: zur Abwehr von Anmeldemissbrauch werden bei Login-Versuchen die IP-Adresse, der eingegebene Benutzername, Zeitpunkt und Erfolg/Misserfolg kurzzeitig gespeichert (Schutz vor Brute-Force-Angriffen).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Organisation und Durchführung der Personal- und Schichtplanung sowie zum sicheren Betrieb des Tools.

• § 26 Abs. 1 BDSG (Verarbeitung im Beschäftigungs-/Mitarbeiterverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungs-/Beschäftigungsverhältnisses) für Konto-, Planungs- und Arbeitszeitdaten.
• § 26 Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO für die Verarbeitung einer Krankmeldung (Abwesenheit wegen Krankheit, ohne Diagnose), soweit sie zur Einsatzplanung erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für den technisch sicheren und stabilen Betrieb, den Schutz vor Missbrauch (Login-Schutz) sowie die interne Kommunikation und Protokollierung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit Sie freiwillige Angaben machen (z. B. ein Profilbild hochladen) oder optionale Funktionen nutzen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Cookies und lokale Speicherung

Das Tool verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies und bindet keine Dienste wie Google Analytics, Meta-Pixel o. Ä. ein. Eingesetzt wird lediglich:

• ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung während der Sitzung aufrechterhält (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG – unbedingt erforderlich, daher einwilligungsfrei);
• ggf. die Speicherung Ihrer gewählten Anzeigesprache und Darstellung (z. B. helles oder dunkles Erscheinungsbild), damit die Oberfläche so erscheint, wie Sie sie eingestellt haben.

Zur Nutzung als App auf dem Startbildschirm (PWA) kann Ihr Browser Programmdateien lokal zwischenspeichern, damit das Tool auch bei schlechter Verbindung lädt. Dabei werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übertragen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der verantwortlichen Stelle haben nur die für die Planung zuständigen Personen der Produktion Zugriff auf die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten. Eine Aushilfe sieht grundsätzlich ihre eigenen Schichten und Verfügbarkeiten; die Produktion sieht die für die Einsatzplanung erforderlichen Angaben der Aushilfen.

Zur Bereitstellung des Tools setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Hosting: Das Tool und die Datenbank werden auf der Plattform des Anbieters Railway (Railway Corporation, 548 Market St PMB 68956, San Francisco, CA 94104, USA) betrieben – und zwar in dessen Rechenzentrums-Region „EU West“ in Amsterdam (Niederlande). Anwendung, Datenbank und der zugehörige Datenspeicher liegen damit innerhalb der Europäischen Union. Der Anbieter verarbeitet im Rahmen des Betriebs technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource) in Protokolldateien; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb). Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Soweit dabei im Einzelfall personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden oder von dort darauf zugegriffen wird (z. B. bei Wartung und Support), stützt sich dies auf die vom Anbieter hierfür vorgesehenen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission).
• E-Mail-Versand: System-E-Mails (siehe Abschnitt 6) werden über das E-Mail-Postfach bzw. den E-Mail-Anbieter der verantwortlichen Stelle versandt.
• SMS-Versand (nur soweit die verantwortliche Stelle ihn eingeschaltet hat und Sie SMS in Ihrem Profil gewählt haben): Benachrichtigungen per SMS werden über den Anbieter seven communications GmbH & Co. KG, Willestr. 4-6, 24103 Kiel, versandt. Dabei werden Ihre Mobilnummer und der Text der Benachrichtigung an den Anbieter übermittelt.
• Abgleich mit dem ERP-System der verantwortlichen Stelle (soweit eingerichtet): Das Tool ist an das interne ERP-System der verantwortlichen Stelle angebunden, dessen Datenbank bei dem Anbieter Supabase (Supabase Pte. Ltd.) betrieben wird. Zwischen beiden Systemen werden abgeglichen: Konto- und Stammdaten (Name, Benutzername, Rolle, Status, Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse, Mobilnummer sowie das Passwort ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash, damit die Anmeldung in beiden Systemen mit denselben Zugangsdaten möglich ist), gemeldete Verfügbarkeiten und die Entscheidung darüber sowie Planungsdaten (Projekte, Stationen, Schichten und Zuweisungen einschließlich erfasster Arbeitszeiten und Abwesenheiten). Nachrichten aus dem Chat werden nicht abgeglichen. Der Abgleich dient der einheitlichen Personal- und Einsatzplanung; Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
• Datensicherung (soweit eingerichtet): Verschlüsselte Sicherungen der Datenbank werden bei dem Speicherdienst Supabase (Supabase Pte. Ltd.) abgelegt. Die Sicherungen werden vor der Übertragung so verschlüsselt, dass weder der Anbieter noch Dritte ihren Inhalt lesen können; den Schlüssel zur Wiederherstellung hält ausschließlich die verantwortliche Stelle.

Handy-Mitteilungen: Erlauben Sie auf Ihrem Gerät Mitteilungen des Tools, werden diese über den Mitteilungsdienst des Herstellers Ihres Browsers bzw. Geräts zugestellt – je nach Gerät zum Beispiel Apple, Google, Mozilla oder Microsoft. Der Inhalt der Mitteilung wird dabei verschlüsselt übertragen und kann von diesem Dienst nicht gelesen werden; er verarbeitet technische Angaben wie die Empfangsadresse Ihres Geräts und den Zeitpunkt der Zustellung. Diese Anbieter können Daten auch außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Erlauben der Mitteilungen erteilen und jederzeit widerrufen können, indem Sie die Mitteilungen im Tool oder in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

6. Benachrichtigungen per E-Mail, SMS und Handy-Mitteilung

Das Tool versendet anlassbezogene E-Mails an die hinterlegte Benachrichtigungs-Adresse bzw. an die zuständigen Personen der Produktion – etwa eine Einladung mit Zugangslink, eine Erinnerung beim Versand eines Plans, eine Mitteilung bei einer Schicht-Absage oder eine E-Mail im Rahmen des Passwort-Zurücksetzens. Diese E-Mails enthalten die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Angaben (z. B. Name, Datum, Uhrzeit, Projekt). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Zusätzlich können Sie sich Benachrichtigungen per SMS oder als Mitteilung auf Ihr Gerät schicken lassen. Welche dieser Wege genutzt werden, legen Sie selbst in Ihrem Profil bzw. durch das Erlauben der Mitteilungen auf Ihrem Gerät fest; Einzelheiten zu den beteiligten Diensten stehen in Abschnitt 5.

7. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung: Der Zugriff erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-/TLS-Verbindung.
• Verschlüsselte Nachrichten: Die Inhalte des internen Chats werden verschlüsselt in der Datenbank abgelegt, sodass sie selbst in einer Datensicherung nicht im Klartext vorliegen.
• Schutz vor Missbrauch: Wiederholte fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden vorübergehend gesperrt (Brute-Force-Schutz). Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert.
• Sicherungen: Zur Ausfallsicherheit werden regelmäßige Datensicherungen erstellt; diese können verschlüsselt bei einem Speicherdienst abgelegt (siehe Abschnitt 5) oder verschlüsselt per E-Mail an einen festgelegten Empfänger der verantwortlichen Stelle übermittelt werden.

8. KI-Assistent (optional)

Das Tool enthält einen optionalen KI-Assistenten. Dieser ist nur aktiv, wenn die verantwortliche Stelle ihn ausdrücklich aktiviert (Hinterlegung eines API-Schlüssels). Ist er aktiv und nutzen Sie ihn, werden die von Ihnen im Assistenten eingegebenen Texte zur Verarbeitung an den KI-Dienstleister Anthropic (Anthropic PBC, USA) übermittelt. Die Übermittlung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Geben Sie in den Assistenten keine Daten ein, die dort nicht verarbeitet werden sollen. Ist der Assistent nicht aktiviert, findet keine derartige Übermittlung statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

9. Speicherdauer

Ihre Konto- und Planungsdaten werden gespeichert, solange Ihr Zugang besteht bzw. solange dies für die Planung und deren Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Wird ein Zugang deaktiviert oder gelöscht, werden die zugehörigen Daten entfernt bzw. nicht mehr aktiv verarbeitet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sicherheits-/Login-Versuchsdaten werden nur kurzzeitig vorgehalten und automatisch bereinigt.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die oben genannte verantwortliche Stelle oder an den Datenschutzbeauftragten. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Funktionen des Tools oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.